L’organització dels arxius escolars

De tots és sabut que els arxius han de conservar els documents degudament ordenats. Quan acaba el període d’utilització administrativa al centre, han de ser objecte d’una selecció, sempre tenint en compte els criteris d’avaluació i tria de documents i la funcionalitat lògica del servei.

L’ordenació dels documents pot tenir interpretacions diferents i cada centre posa en
funcionament el que creu més pràctic. Val a dir, però, que el sistema emprat hauria de garantir una ordenació sistemàtica, clara i sobretot àgil, ja que ha de permetre la consulta i els canvis de l’arxiu amb facilitat.

La realitat, però, a vegades és molt diferent. Al llarg dels cursos, als nostres centres es va acumulant la documentació en paper imprès: correspondència, registres, expedients d’alumnes, controls, factures... Sovint no sabeu què heu de fer amb aquest material, que es va apilant dins d’algun armari, un sotaescala, un racó de secretaria, a les tutories, etc., fins aquell dia que decidiu fer neteja. Llavors és quan apareixen els dubtes, ja que no teniu massa clar quins són els documents que s’han de guardar, durant quant de temps, quins formen part del que s’anomena l’arxiu històric i què s’ha de guardar per sempre.

L'única normativa d’arxius existent és el Decret 76/1996, pel qual es regula el sistema general de la gestió de la documentació administrativa i l’organització dels arxius de la Generalitat de Catalunya, DOGC 2180. Aquest decret cataloga tres nivells d’arxius:

Arxiu de gestió

Constituït per la documentació activa, generada o rebuda. Es considera documentació activa aquella que la unitat utilitza habitualment per a la realització de les seves activitats. La documentació ha de romandre a l’arxiu de gestió durant un termini de cinc anys des de la seva generació o recepció, excepte en aquells supòsits que, passat aquest termini, encara estigui activa.

Els exàmens i proves, un cop emeses les qualificacions i acabat el termini de reclamacions, hauran de ser eliminats anualment.

Arxiu central o administratiu

Està format per la documentació que utilitza freqüentment el centre públic. Aquest tipus de documentació rep el nom de semiactiva i ha de romandre, com a norma general, fins al quinzè any d’haver estat generada o rebuda.

Segons els criteris que dona la llei per a la tria i avaluació dels documents, entre els documents que s’han de conservar també hi ha d’haver els que permeten conèixer l’origen, l’organització i l’evolució de les estructures, programes i activitats de l’organisme.

Així doncs, els centres han de conservar a l'arxiu central:

Els plans anuals de centre
Les memòries anuals de centre
El reglament de règim intern
El projecte educatiu de centre
I tots els llibres de registre existents

I per la mateixa raó, es poden eliminar:

Les còpies de documents (sempre que es conservi l’original)
Els documents repetits, o que ja es troben recopilats o publicats
Els documents força deteriorats
Les llistes sense validesa (no estan signats ni porten el segell del centre)
Les publicacions (s’han de guardar a la biblioteca)

Arxiu històric

Aquest és l’arxiu definitiu. Aquí es guarda la documentació semiactiva que continua sent objecte d’utilització administrativa molt freqüent, i la documentació històrica que, procedent de l’arxiu administratiu i prèvia aplicació d’avaluació i tria corresponent, s’ha de conservar permanentment. En aquesta segona tria, es pot prescindir dels documents següents:

Estadístiques generals
Factures i/o albarans registrats als llibres corresponents
Correspondència ja registrada
Llistes d’alumnes que ja consten al llibre de matrícula
Llibres de registre provisionals si ja estan passats als definitius
Expedients personals dels alumnes, tret dels documents següents que serveixen per acreditar escolaritzacions i resultats d’avaluacions i que caldrà conservar sempre:

Fitxa de dades bàsiques de l’etapa d’educació infantil
Full de resum d’escolarització de l’etapa d’educació infantil
Fitxa de dades bàsiques de l’etapa d’educació primària
L’expedient acadèmic de l’etapa d’educació primària
Resultat de l’avaluació de cadascun dels cicles d’educació primària que finalitzi l’alumne/a (inicial, mitjà i superior)
L’informe d’avaluació individual de l’alumne/a en cas que sigui baixa abans de la finalització del cicle
Full de confirmació de baixa del centre
ACI, Informes tècnics, dictàmens de l'EAP...
Autorització drets d’imatge

Normativa legal que no sigui d’utilitat
Altres documents que consten ja al registre, o en l’organisme que l’ha tramès

Com es pot veure, aquesta normativa és molt genèrica i hi ha punts d'aplicació difícil a les escoles. Només hi ha una normativa que parla directament dels centres educatius, però només fa referència a l’arxiu de gestió econòmica. És el Decret 235/1989, pel qual es regula el procediment per dur a terme l'autonomia de gestió econòmica dels centres docents públics no universitaris del Departament d'Ensenyament de la Generalitat de Catalunya.